09年10月自考公文写作与处理复习资料第十二章

    一、什么是归档文件整理工作：★★XJ

    归档文件整理工作是指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 宗旨：简化整理、深化检索。

    二、归档文件整理意义： ★★★J

    1、能够保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；

    2、可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；

    3、为档案工作奠定了基础。

    三、文书部门整理制度优越性：★★★J

    1、由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高归档文件质量和整理（立卷）工作的效率。

    2、由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

    3、由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

    4、由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可促进机关档案工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

    四、选择机关公文整理（立卷）立卷的地点应考虑的相关因素：

    1、被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。

    2、对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。

    3、确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

    4、还要考虑文书工作人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。

    五、归档文件整理的概念：★★X

    归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作文书档案保存的各种纸质文件材料

    归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

    六、归档文件整理原则：★★★J

    1、遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系；

    2、区分文件的不同保存价值；

    3、便于保管和利用。

    七、归档文件整理质量要求：★★★XJ

    1、应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；

    2、整理归档文件所使用的书写材料，纸张，装订材料等应符合档案保护要求。

    书写材料—笔应使用钢笔和毛笔，墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁。不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

    纸张—A4，60-80克胶版印刷纸或复印纸。装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等。

    八、归档文件整理方法的改革（★试述归档文件整理以“件”为单位同传统的整理方法“立卷”比较不同之处。） ★★★J

    1、取消案卷，实际文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；

    2、界定“件”的要件，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；

    3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体民政部组合及简化分类层次；

    4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

    5、文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

    6、归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；

    7、取消案卷，只编以“件”为单位的归档文件目录；

    8、无需编页呈，目录改高“页数”项；

    9、归档文件直接装盒保管；

    10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊；

    11、档案盒的项目设置有了较大变化：①封面只设“全宗名称”；②盒脊保留“全宗号、年度”，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”

    九、如何推行文件整理方法（推进以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好哪些方面的工作？★★★J

    1、更新观念，增强改革意识

    2、提高人员素质

    3、加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入

    4、注意新旧整理方法的衔接

    十、归档文件整理的工作步骤 ★★XJ

    1、装订—归档文件整理的第一步，可从实体上将归档文件的基本单位“件”确立下来。

    2、分类—指全宗内归档文件的实体分类，将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

    3、排列—指分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定

    4、编号—指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明