我现在的东家，国内一知名的集团企业，在全国各地包括香港都有分公司或者办事处。在海外，如在英国也设有销售办事处。而我现在的任务，就是负责这些分公司、办事处之间邮件系统的维护。我要让这些在地域上相差甚远的企业，能够通过公司的邮件服务器进行联系，缩短彼此之间的距离。
当然在实际的管理中，也遇到了不少的问题。现在我就把其中一些有共性的问题拿出来供大家参考。也许，大家在以后邮箱服务器进行维护的过程中，也会遇到类似的问题。希望我这篇文章可以对你们具有一定的指导意义。
一、 在什么地方维护Exchange服务器？
在什么地方维护Exchange服务器合适呢？
若从方便性上讲，当然是直接在Exchange服务器上对其进行维护来得方便。但是，要知道，如果直接在Exchange服务器对服务器进行维护，有很多副作用。如我们觉得Exchange服务器的空间太满了，想把它的日志迁移到其他地方去。在迁移的过程中，我们很容易服务器的一些系统文件也给删除了。如此的话，就很可能造成服务器不能正常启动，从而影响到服务器的正常运作。虽然直接在服务器上对邮件服务器进行管理维护，不需要额外的安装程序或者额外的硬件投资，但是，其会导致服务器的风险增加，如在用户不知情的情况下（自己也不知道），误删除系统文件等等。所以，我在部署Exchange服务器的时候，也有这方面的考虑，到底在Exchange服务器上直接对邮件服务器进行维护是否合理。后来，还是被我否决了，我觉得这么做风险太大。
第二种维护方法就是使用桌面或者终端服务。当有新员工来到公司，或者有老员工离职时，我们难道还要跑到机房的邮件服务器那里，去创建邮件用户或者删除邮件帐户吗？如此处理的话，明显效率不是很高。那怎么办呢？我们就可以利用远程桌面或者终端服务，在不离开自己的位置上，通过网络对远程的服务器进行维护与管理。现在这个是我主要的维护手段。比如我出差在外，可能在外面培训或者到其他办事处处理事情时，就可以通过终端服务或者远程桌面直接对邮箱服务器进行维护。这样的话，邮箱服务器发生问题时，我即使在外面也不用担心，通过网络与终端服务或者远程桌面，可以对邮箱服务器进行大部分的维护任务。除了这个不受地理限制以外，采取这种方式维护服务器，也必须要安装额外的程序，只要开通终端服务或者远程桌面服务就可以了。不过，这种方式维护的话，也有风险，如在维护的过程中，也会不经意的删除或者修改系统文件，从而给服务器的正常运作产生不利影响。
第三种方式是通过设置专用管理站来进行邮箱服务器的管理。其实，这个专用管理站就是邮箱服务器的衍生，其可以在远程向服务器发送维护命令。就就好象ORACLE数据库的远程管理客户端工具一样，可以在远程进行服务器的维护，跟在本机上进行维护没有多少的区别。利用了专用管理站之后，可以通过维护向导等工具对邮箱服务器进行日志的迁移与备份、用户的添加与删除等动作，而且，这些命令都是在图形界面下进行的，如此的话，出问题的几率就会少许多，服务器的风险也会小很多了。当然，若使用专用管理站的话，需要安装一些额外的程序。我现在很少利用专用管理站来对邮箱服务器进行管理。不过，这里要说明一点，就是在安装专用管理站程序的时候，需要在工作站上下打开SMTP服务。然后，专用管理站程序安装完成之后，再把这个服务关闭掉。因为只有在安装的过程中，才需要用到这个服务。而这个服务对于网络的安全，又是一个非常大的隐患。所以，在程序安装完毕后，要注意把这个服务关闭掉。不然的话，很容易给病毒或者木马有机可乘。
我的建议是，等到你功力比较深厚了的话，还是采用远程桌面或者终端服务管理，来得方便。
二、 如何设置邮件出站格式？
有些用户在接收邮件时，有时候会收到以DAT为扩展名的邮件。他们问我怎么打开。其实，这就是邮件出站格式的设置。虽然说，我们在服务器安装的时候，一般只需要按默认的设置及默认的管理策略就可以了。但是，为了以后维护的方便，我们对安装过程中，一些重要的选项及出站格式策略，还是需要有一定的了解。这对于我们以后排除故障非常的有用。
第一个选项是邮件格式选项。这个选项主要是用来控制利用什么方式对邮件进行编码，及利用什么语言字符来显示这些邮件。在Internet里，E-mail的传送是只能传送US-ASCII格式的文字讯息，ASCII是7位的，而非ASCII格式的档案，在传送过程中若不先经过编码，先编成7位再传送，则在传送过程中会因为这7位元的限制而遭到拆解，拆解之后只会让收信方看到一堆乱七八糟不知所云的东西。经过编码后的资料，在传送过程中才可顺利传送，不会有“被截掉一位”的危险，但是收信方必须具有解码程序，将这份经过编码的东西还原，才能解读“天书”，看到寄信人要传送的真实信息。这个过程就是通过编码来实现的。若有时候，客户收到的邮件是乱码，我们就要考虑邮件编码的问题。一般的情况下，在服务器端设置编码方式的时候，不要采用一些很偏的编码，而是要选择一些常用的编码格式。除非对方有特殊的要求。需要说明的是，Unicode编码现在比较流行，也被大部分的操作系统所接受，但是在早期的WIN98系统中，支持的不是很好。若现在你企业中还有用WIN98系统的话，就要注意这个问题了。
第二个选项是以什么邮件格式来发送邮件。现在最常用的邮件格式有三种。
一是纯文本的邮件格式。这是一种非常通用的邮件格式，现在基本上所有的邮件系统都支持这种格式。纯文本格式的邮件，将不会显示邮件中的文字的格式，如带颜色的字体，或者加粗等格式。在发送过程中，若采用纯文本格式的话，则系统会过滤这些具体的格式。当然，我们也可以在客户端设置之以纯文本格式显示邮件内容，如此的话，可以提高邮件客户端的响应效率，只是我们会看不到彩色电视机的画面，只能看黑白电视。还有一点，就是采用纯文本格式的话，在邮件正文中不能插入或者显示图片，而只能通过附件的形式插入图片。
二是RTF格式。这种格式的邮件基本上被微软的所有软件所支持。但是可惜的是，其他系统对这个格式的支持并不是很好。所以，如果在公司内部，你可以确保所有的客户端都是微软的话，那就可以利用RTF格式来进行邮件的发送。但是，若给其他客户，你并不能够保证他们使用的是微软的客户端，此时，就最好不用这种格式发送，以减少后续查看邮件的麻烦。默认情况下，EXCHANGE服务器在发送邮件给INTERNET的收件人时，会自动将RTF的格式转换为HTML的格式，如此的话，就可以保证对方不会因为不支持RTF格式而收不到邮件。
三是HTML格式。HTML格式，用一句话来概括，就是用户发送什么格式的邮件，那么对方收到的就是什么格式的邮件。这跟纯文本格式比起来呢，就是其会保留邮件发送的格式。而跟RTF格式比起来的，这个格式的支持率要比RTF格式高的多。虽然不一定百分之百的邮件系统都支持这个格式。但是，可以说，至少90%的邮件系统支持这种格式，除非你在客户端进行了限制，只以纯文本打开。默认情况下，若设置的时候，允许以HTML格式与RTF格式发送的时候，系统一般都会采用HTML格式发送。不过，HTML格式因为其里面有格式控制的内容，所以，有一个问题非常的麻烦，就是很容易携带病毒。这也是我们要注意的一点。
所以，我建议，在邮件发送规则上，最好使用以HTML格式发送。在有必要的时候，可以手动的选择RTF格式发送。若以HTML格式或者RTF格式，对方都收不到的话，那只要以纯文本的格式发送了。另外要注意一点的是，在以RTF格式发送的时候，最好也要同时发送HTML格式或者RTF格式的邮件，那么，对方在收不到RTF格式的邮件时，至少还可以打开其他格式的邮件。
最后，到邮件回复时，该采用什么格式呢？我们在利用其他邮件客户端的时候，回复邮件时，系统可能会让你选择，采用什么格式进行回复。一般情况下，原来的邮件是什么格式的，则在回复的时候，OUTLOOK客户端都会以原来邮件的格式进行回复。当然，在有必要的时候，用户也可以更改这个邮件格式。
当然，系统还可以在邮件帐户的级别上，指定发送的默认格式。如我们可以根据实际情况，设置用户A的发送格式为RTF，而帐户B的发送格式为HTML。则每次给帐户A发送邮件时，系统默认会以RTF格式发送；而帐户B则会以HTML格式发送。如此的话，就不用每次发送邮件时，都选择发送格式了。当然，也可以通过EXCHANGE的组管理，来进行配置。一般的话，可以把公司内部员工设置成一个大组，他们之间的邮件发送采用RTF格式；而对于其他用户的发送，则以HTML格式发送。
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