财务人员必备的Word软件应用技巧

来源:网络发布时间:2010-05-13

  Word是财务工作人员常用的办公软件之一,下面的一些和财务工作相关的Word技巧应该对大家有所帮助。  

  一、运用"编辑--选择性粘贴"功能,方便编辑复制文本资料  

  我们有时在有关软件界面中复制有关选区后,在Word中采用"粘贴",往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后,在Word中"粘贴",则会将表格格式复制过来,而不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后,在Word中采用"粘贴",则会将网页形式复制下来,使你无法进行文字编辑。如果你采用"编辑"--"选择性粘贴"--"无格式文本",则一切问题可以解决了,复制过来的是纯文本格式,你可对复制过来的文本自主编辑了。  

  二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点  

  审计人员在结束现场审计工作,编制审计报告时,需要输入大量的审计数据,你如果是用安装Office时携带的五笔字型或拼音输入法,会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使用陈桥五笔不会出现这些问题,它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的"自动更正"可解决此问题,让你一劳永逸。方法:打开"工具"--"自动更正"--"自动更正",在"替换""替换为"中分别填上"。。"、"."(小数点),点击"确定",回到Word输入界面,在输入数据后输入两个"。",再输入数据,看看"."是不是变成了小数点"."。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个"。",不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后,你在Excel中用同样的输入方法,就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将"1、"改"⒈",年份中"零"的更正、如将"二00"改为"二○○";公文年份中"括号"的更正、如将"(""["改为"〔"。

  三、巧用版本信息,保存所有修改前后文件的原始面目  

  我们在编写审计报告等文字材料时,需要经过主审、组长等多次修改,Word中虽然为"修订"提供了一些功能,却不能保留每一次修改后的记录,但为了保证电子文档修改前后的真实性,审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的,其实这是一个很麻烦的事情。在Word中"版本"功能,对上述问题迎刃而解,用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后,首先选择一下"文件"--"版本"--"现在保存",输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项,当审稿人修改时打开文档后先打开"文件"--"版本"--"现在保存",再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项,然后进行文件处理,最后保存文件,至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中,你可打开查看所有修改稿的前后情况。  

  四、解决Windows XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等三号字体显示模糊的办法  

  目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为Windows XP/2000,在此环境下,打开Word使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312 三号字时,电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像,很令人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有的或者想调整也不知道从何入手,以致输入时间一长会头昏眼花。其实解决办法很简单,不管是在WINDOWS XP还是在Windows2000中,你打开桌面,右击鼠标,出现菜单,选择"属性"--"外观"--"效果"--将"平滑字体边源"前的勾去掉,再点击"应用"--"确定",问题就解决了,再看看效果是不是不一样?  

  五、妙用"Ctrl+Z",取消自动项目编号 

  在没有改变Word缺省设置的情况下,输入:"一、基本情况"后再换行时,系统会自动将其行为变成项目自动编号形式,并在下一行添加了"二、"字样。这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,并不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的"一、"已经变成项目编号了,不可选,在我们继续输入文字后,Word的"自动项目编号"就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可发挥作用了。我们在输入"一、基本情况"敲回车后,顺手按一下"Ctrl+Z",一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点也没变。其原因是Word系统中有"自动更正"的功能,可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入"1、计算机的实际应用"并敲回车后,系统自动做了两个动作,一是换到下一行,二是自动将这两行变为自动编号的形式。"Ctrl+Z"的作用是撤消上一个操作,恢复到以前的某一步。我们按了一下"Ctrl+Z",刚好取消了第二个动作,系统只做一个动作,而没有做自动编号,所以在此以后的动作中,系统不再使用自动编号功能下的"自动更正" (即"自动更正"为自动编号形式),你可以按你的需要编制段落标题号了。

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